منذ بداياتها في تسعينيات القرن الماضي، فرضت حزمة “مايكروسوفت أوفيس” نفسها كأداة لا غنى عنها لأي مستخدم حاسوب، سواء كان طالبًا، موظفًا، أكاديميًا، أو حتى كاتبًا هاويًا. تطورت هذه الحزمة على مرّ العقود من مجرد برامج بسيطة لمعالجة النصوص والجداول إلى نظام متكامل مليء بالوظائف الذكية والأدوات المتقدمة التي تسهّل المهام اليومية وتُحسن الإنتاجية.

ومع كل تحديث جديد، تضيف مايكروسوفت عشرات الميزات الصغيرة – بعضها يمر دون أن يلاحظه المستخدمون، رغم قدرته على توفير الوقت وتسهيل العمل بشكل كبير. في هذا المقال، نستعرض معك 8 من أبرز الميزات التي قد تكون مخفية عنك داخل تطبيقات أوفيس المختلفة، والتي من شأنها أن تغيّر طريقة تعاملك مع هذه الأدوات المكتبية الشهيرة.

1. البحث الذكي (Smart Lookup): معلومات فورية في سياق النص

قد تحتاج أحيانًا إلى توضيح كلمة أو مصطلح أثناء كتابة مستند، أو التحقق من دقة استخدامك لعبارة معينة. هنا تبرز ميزة “البحث الذكي” في برنامج “وورد” كأداة فعالة تتيح لك الحصول على تعريفات ومعاني واقتراحات من الإنترنت مباشرة داخل المستند، دون الحاجة لفتح متصفح والبحث يدويًا.

ما يجعل هذه الميزة متميزة هو قدرتها على فهم سياق الجملة، وتقديم نتائج مخصصة، بدلًا من مجرد عرض نتائج بحث عشوائية. كما أنها توفر سرعة في الأداء وتُجنبك التشتت الناتج عن التنقل بين النوافذ.

2. الإملاء والنسخ: اكتب بصوتك بدلاً من أصابعك

إذا كنت من محبي التعبير الصوتي أو تحتاج إلى تدوين ملاحظات بسرعة، فميزة الإملاء (Dictate) في “وورد” قد تكون منقذك المثالي. ببضع نقرات، يمكنك تفعيل الميكروفون والبدء بالتحدث، بينما يقوم التطبيق بتحويل كلامك إلى نص مكتوب بدقة عالية نسبيًا، اعتمادًا على نبرة الصوت وسرعة الحديث.

أما ميزة النسخ (Transcribe)، فهي أكثر تقدمًا، حيث يمكنك تسجيل محادثة أو تحميل ملف صوتي مسبق، ليقوم “وورد” بتحويله إلى نص مفصل مع فصل المتحدثين وتحديد توقيت كل جملة. مثالية لتفريغ المقابلات أو المحاضرات.

3. المقارنة بين المستندات: راقب التغييرات بسهولة

عند التعامل مع مستندات تحتوي على تعديلات متعددة من قبل أشخاص مختلفين، من السهل أن تضيع بين الإصدارات. لحسن الحظ، يوفر “وورد” ميزة Compare ضمن تبويب “مراجعة”، التي تتيح لك مقارنة مستندين واكتشاف الفروقات بينهما.

ستظهر التغييرات على شكل تعليقات وتعديلات مرئية، ويمكنك لاحقًا دمجها أو رفضها، مما يضمن تتبعًا دقيقًا للتطورات في النصوص.

4. حل المعادلات الحسابية في OneNote: الحاسبة الذكية داخل دفتر الملاحظات

“ون نوت” لم يعد مجرد دفتر ملاحظات رقمي، بل يحتوي على ميزات ذكية، من أبرزها القدرة على حل المعادلات الرياضية مباشرة داخل التطبيق. يكفي أن تكتب عملية رياضية مثل:
(125 + 375) / 5 =
وسيظهر الناتج تلقائيًا بعد الضغط على “Enter”.

وللطلبة أو المستخدمين المتقدمين، تقدم خدمة “Math Assistant” (ضمن اشتراك المؤسسات التعليمية) دعمًا لحل المعادلات التفصيلية، مع شرح للخطوات وطرق الرسم البياني.

5. علبة الوارد المركز عليه (Focused Inbox) في Outlook: وداعًا للفوضى

يعاني كثير من المستخدمين من فيضان الرسائل الترويجية والإشعارات، مما يجعل العثور على البريد المهم مهمة شاقة. “أوتلوك” يقدم حلًا ذكيًا من خلال ميزة Focused Inbox التي تقوم بتصفية الرسائل تلقائيًا، وفصل البريد المهم عن الرسائل غير ذات الأولوية.

بناءً على تفاعلاتك السابقة، يتم تصنيف الرسائل إلى “مُركز عليه” و”أخرى”، ويمكنك تخصيص التصنيف يدويًا. هذه الميزة تُعيد النظام إلى صندوق الوارد، وتمنحك تحكمًا أكبر في متابعة ما يهم فعلاً.

6. الأجزاء السريعة والنص التلقائي: إعادة استخدام النصوص بذكاء

في كثير من الأحيان، نحتاج إلى تكرار فقرات معينة ضمن نفس المستند – مثل توقيع قانوني، أو تعريف موحد. “وورد” يوفر أداة ذكية تسمى Quick Parts لحفظ هذه الأجزاء وإعادة إدراجها في أي مكان تريده بنقرة واحدة فقط.

أما ميزة AutoText فهي تُستخدم للنصوص الصغيرة المتكررة – كعبارات التحية أو التواقيع – مما يوفر الوقت ويمنع التكرار اليدوي الممل.

7. أخبرني المزيد (Tell Me What You Want To Do): اختصر الطريق إلى هدفك

إذا شعرت يومًا بالضياع في قوائم الأوامر الكثيرة في برامج أوفيس، فجرب ميزة “أخبرني المزيد” التي تظهر أعلى الشاشة على شكل شريط بحث صغير. بدلًا من البحث في القوائم، اكتب ما تريده مباشرة – مثل “إدراج جدول” أو “تحويل إلى PDF” – وستظهر لك الخيارات المناسبة مع إمكانية تنفيذها فورًا.

ميزة رائعة للمبتدئين والمحترفين على حد سواء، وتوفر وقتًا ثمينًا.

8. إعادة تشغيل الرسم (Ink Replay): استعرض خطواتك الإبداعية خطوة بخطوة

إذا استخدمت ميزة الرسم في “وورد”، “باوربوينت” أو “ون نوت”، فإنك ستقدر ميزة Ink Replay التي تسمح لك بإعادة عرض الرسم أو التوقيع الذي قمت به بترتيب تنفيذه، كما لو كنت تشاهد تسجيلًا لصنع المخطط.

هذا مفيد للغاية للمعلمين والمصممين، حيث يمكنهم استعراض الأفكار والرسوم خطوة بخطوة أمام الطلاب أو الزملاء.

في الختام: لا تستخدم أوفيس وكأنك في عام 2000!

مع تطور أدوات العمل وزيادة اعتمادنا على الحلول الرقمية، أصبح من الضروري أن نُحسن استخدام البرامج التي نتعامل معها يوميًا. حزمة Microsoft Office ليست مجرد معالج كلمات أو جداول، بل نظام ذكي مليء بالأدوات التي تختصر الوقت وتزيد الكفاءة.

جرب هذه الميزات اليوم، وقد تجد أن إنتاجيتك قد تحسنت دون أن تضيف أي أداة خارجية. وإذا كنت تطمح للاحتراف أو الحصول على شهادات مثل ICDL، فإتقان هذه الأدوات سيكون نقطة قوة في سيرتك الذاتية.